Kennen Sie folgende Situation? Sie sitzen am Schreibtisch und Ihr Terminkalender sagt Ihnen was Sie als nächstes zu tun haben. Gleichzeitig haben Sie viele Gründe und Ideen dafür, warum Sie die nächste Aufgabe nicht angehen sollten. Vor dem unangenehmen Telefonat oder Gespräch ließen sich vielleicht die Mails noch bearbeiten, der Schreibtisch aufräumen, einen kleinen Austausch mit Kollegen führen und ein Kaffee holen.
Egal welche Form der Ablenkung und des Aufschiebens Sie wählen: Es ist nicht effektiv. In diesem Moment hilft Ihnen kein Basis Zeitmanagement Tipp, wie u.a. Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen (A-D Prioritäten und „first things first“) oder sich alle Aufgaben mit Zielen bunt in ein Zeitmanagementsystem einzutragen.
Aus diesem Grund wird Zeitmanagement in einem Atemzug mit Selbstmanagement genannt. Der schwierigere Teil ist das Selbstmanagement. Dabei ist es nicht so leicht zu greifen wie klassisches Zeitmanagement. Daher schreibe ich an dieser Stelle vielmehr von Ideen als von Tipps.
1. Fangen Sie an Ihr inneres Team wahrzunehmen
Das Model des inneren Teams stammt von Friedemann Schulz von Thun. Es hilft Persönlichkeitsanteile einfacher darzustellen: Ich bin der Teamleiter und habe offene Ohren für die unterschiedlichen Teammitglieder, die mich ausmachen. Sobald ich mich für eine Aufgabe nicht überwinde, kann ich mir die Frage stellen: Wer in meinem inneren Team zieht nicht mit? Vielleicht ist es „der Ruhige“, der sich nach einer Pause sehnt oder vielleicht auch „der Ängstliche“, der mich vor einer Bewertung schützt.
In dem Kontakt mit meinen Teammitgliedern kann ich die blockierenden Teammitglieder anhören und habe wieder die Chance sie für die gemeinsame Aufgabe zu gewinnen.
2.Schreiben Sie Ihre Widerstände auf
Mit Sicherheit haben Sie einen guten Grund sich gegen eine anstehende Aufgabe zu verweigern. Haben Sie schon einmal aufgeschrieben, warum Sie etwas nicht tun wollen? Haben Sie dabei auch schon mal den Blick auf sich geworfen: Was ist in mir, dass ich diese Aufgabe nicht erledigen will? Was könnte passieren, wenn diese Aufgabe fertig ist? Probieren Sie es einmal mutig und lassen sich überraschen: Sie haben gute Gründe. Dann bleiben Sie dort nicht stehen. Kümmern Sie sich um Ihren Widerstand. Die Gründe sind unzählig: U.a. zu wenig Informationen, Angst vor Bewertung, Erschöpfung, Verweigerung gegenüber einer Person, Konzentrationsschwierigkeiten, Über- oder Unterforderung und hohe Ansprüche.
3.Schaffen Sie persönliche Miniwettbewerbe: „Wetten, dass…?“
Kinder sind Meister darin aus vielen Dingen ein Spiel zu entwickeln: „Wetten, dass ich schneller laufen kann als Du?“. Da lässt Motivation und Ehrgeiz oft nicht lange auf sich warten. Fordern Sie Ihre Kollegen und Freunde heraus und machen Sie unliebsame Aufgaben zu einem Spiel.
4.Denken Sie sich einen Motivationstrigger aus
Das schwerste am morgendlichen Aufstehen ist aus dem Bett zu kommen. Diesen Punkt des Anfangs gilt es zu überwinden. Ähnlich wie beim Joggen gehen, ist das Schwerste geschafft, wenn man erstmal angefangen hat zu laufen. Unterstützung bietet dabei ein Trigger. Klingt exotisch, ist ganz simpel. Schaffen Sie einen Leitspruch für sich, der Sie zum Anfangen bewegt. Dabei kann ein Spruch mit einer Körperhandlung gekoppelt sein: „Auf geht’s“ + Händeklatschen“. Alternative: „3, 2, 1“ als Countdown runterzählen.
5.Finden Sie Verbündete
Viele Aufgaben lassen sich (imaginär) zusammen leichter schaffen. Denken Sie nur mal an den Sport: Mit einem Trainingspartner gewinnen die Trainings an Verbindlichkeit. Die Wege einen Partner für eine Aufgabe oder ein Projekt zu gewinnen sind unbegrenzt. Es ist ähnlich wie beim gemeinsamen Lernen im Studium in der Bibliothek. Sie können mit einer Kollegin ausmachen, dass Sie nun gleichzeitig von 8:15 bis 10:00 Uhr die wichtigsten Kundentelefonate machen, um dann gemeinsam um 10:00 Uhr einen Kaffee zu holen und sich auszutauschen. In einigen Städten gibt es auch sogenannte Erfolgsteams oder Erfolgsgruppen. Bei diesen moderierten Treffen können Sie Tandempartner für Ihre beruflichen und privaten Projekte finden.
6.Erkennen Sie die Ablenkungen und vermeiden diese so früh wie möglich
Diese Erkenntnis ist absolut nicht neu. Dafür ist das unglaubliche Maß an Ablenkungsmöglichkeiten gestiegen. Die neuen Informationsströme digitaler Medien und die ständige Verfügbarkeit sind die Dauerdroge, die uns mit unserem Smartphone überschwemmt. Es blinkt, vibriert, klingelt, gongt und hält uns dabei vom Genuß konzentrierter Arbeit ab. Keine Ironie. Denn es braucht Zeit sich in Aufgaben reinzudenken und diese Schritt für Schritt zu erledigen. Jedes rausgerissen werden kostet Zeit, Energie und Konzentration. Das steht im Kontrast zu Selbstvergessenheit bei der Arbeit und dem Flow- Effekt dabei. Ist es wirklich so schwer das Handy für die wichtigste Konzentrations-Arbeitszeit auszumachen? Oder zumindest die Informationsnachrichten über soziale Netzwerke zu reduzieren? Würden Sie dabei etwas Wichtiges verpassen?
7.Schreiben Sie Ihren Selbstmanagementleitfaden
Man muss nicht jeden Fehler zweimal machen. Schreiben Sie die Lektionen im Umgang mit sich selbst auf und werden Sie dabei selbst zur größten Unterstützung für sich. Finden Sie die Zeiten heraus, bei denen Sie am produktivsten und kreativsten sind. Dann können Sie sich ruhigere Verwaltungsaufgaben für die anderen Zeiten vornehmen.
8.Suchen Sie sich einen Coach, der Tiefgangqualitäten bieten kann
Wenn Ihnen die vorausgegangenen Ideen keine Unterstützung geboten haben: Sprechen Sie doch mal drüber. Ein Coach mit Tiefgangqualitäten kann zusammen mit Ihnen ausloten, was Sie davon abhält Ihr volles Potential zu erkennen und auch auszuschöpfen.